L’élargissement de vos activités entraîne immanquablement la recherche d’un local commercial. Mais avant d’étaler vos affaires dans votre nouvel atelier ou votre nouveau bureau, vous ne devez pas oublier une étape importante au moment de la remise des clés : l’état des lieux.

Qu’est-ce qu’un état des lieux ?

L’état des lieux est un document, exemple d’état de lieux, un constat de l’état du logement ou du local loué au moment où le locataire en prend possession et au moment de sa restitution. Il faut donc réaliser un état des lieux d’entrée et de sortie. Le constat bien rédigé constituera une garantie aussi bien pour les bailleurs que les locataires s’il y a litiges.

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Il faut noter que les états des lieux sont des processus obligatoires, et qui doivent être réalisés de façon contradictoire. Cela signifie que les deux parties doivent être présentes au moment de son établissement. Sinon, ils peuvent envoyer leur représentant officiel. Le document qui en résulte sera ensuite joint au bail commercial et chaque partie devra en conserver une copie.

Pourquoi faire un état des lieux ?

L’état des lieux décrit avec précision l’état du local à l’instant T. Il donne des détails clairs sur sa situation et celle des éventuels équipements, comme les éléments de chauffage et les appareils électriques. En cas de différend entre le locataire et le bailleur, ce document va constituer une preuve irréfutable et pourra donc aider à le résoudre rapidement. Un simple coup d’œil dans le constat et on saura qui a raison et qui a tort.

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Pour le bailleur, établir un état des lieux lui permet de prouver que des dégradations ont eu lieu durant le temps où le locataire a occupé le local. Il pourra alors exiger de ce dernier qu’il fasse des réparations à la fin du bail. A noter que le coût de ces réparations sera déduit de dépôt de garantie prélevé en début de location.

Pour le locataire au contraire, se référer à l’état des lieux lui permettra de prouver qu’il a rendu un logement en bon état. Dans ce cas, le propriétaire doit lui rendre la caution quand le contrat de location arrive à terme. A noter qu’en l’absence d’état des lieux, le locataire sera présumé avoir reçu le local en bon état. En cas d’éventuelles dégradations, il n’aura donc d’autre issue que de payer les réparations locatives.

Comment faire un état des lieux pour local commercial ?

En réalité, faire l’état des lieux d’un commerce ne diffère en rien d’un état des lieux pour une maison d’habitation. La présence des deux parties ou de leurs représentants légaux est requise. Toutefois, il est également possible de faire appel à un huissier de justice. Les frais de ses honoraires seront à départager équitablement entre le locataire et le bailleur.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez télécharger un modèle d’état des lieux sur internet. Pour une comparaison simplifiée, il est préférable d’établir l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie sur un même modèle.

Le document doit comporter une description détaillée de chaque pièce (murs, plafonds, équipements…) et doit être daté. La loi Alur impose de prendre le critère de vétusté en compte au moment de faire un état des lieux. Il est également possible de prendre des photos des éléments difficiles à décrire.

En règle générale, le document est rédigé par écrit, mais vous pouvez tout aussi bien le remplir en ligne. Toutes les parties doivent toutefois apposer leur signature et recevoir une copie, avec accusé de réception. De même, l’huissier devra signer l’état des lieux pour qu’il soit valide aux yeux de la loi.