Immobilier

Les documents à fournir par le propriétaire pour une location aux normes

bail commercial

Lors des transactions immobilières, un tas de documents sont nécessaires pour sceller une vente ou contracter un achat. En ce qui concerne l’investissement locatif en particulier, le propriétaire-bailleur doit fournir une liste de documents au locataire durant le bail. En effet, mis à part le contrat de location qui doit être signé par les deux parties au début de l’accord, d’autres papiers interviennent aussi au cours de la location. Lesquels ?

Les documents à transmettre au locataire avant et pendant la location

Tant location meublée que location vide font l’objet d’un contrat de bail. D’autres documents doivent accompagner ce dernier, à savoir :

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  • Un DDT ou Dossier de Diagnostic Technique. Il se compose essentiellement d’un diagnostic amiante, de performance énergétique, d’un diagnostic gaz et d’un diagnostic électrique.
  • Un état des lieux d’entrée
  • Une notice informative sur les droits et devoirs du bailleur et du locataire.
  • L’attestation d’assurance du locataire contre les risques locatifs. Étant responsable des dommages causés durant le bail, le locataire se doit de souscrire à une assurance, qui lui permettra de couvrir ces dommages.
  • Le cas échéant, une copie de la grille de vétusté
  • Un extrait du règlement de copropriété, indiquant l’utilisation des parties communes et la répartition des charges
  • L’acte de cautionnement, le cas échéant
  • Un inventaire des appareils électroménagers et du mobilier dans le cas d’une location meublée.

Durant le bail d’habitation, d’autres documents doivent aussi être transmis au locataire :

  • Une quittance de loyer : un papier qui accuse réception du montant de loyer par le propriétaire
  • Les justificatifs pour l’appel des charges, qui comprennent le budget prévisionnel (dans le cas d’un logement en copropriété) et les résultats obtenus lors de la régularisation des charges locatives précédente.

A un mois avant la régularisation des charges locatives, le propriétaire devra fournir au locataire :

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  • Le décompte de toutes les charges locatives (eau chaude, électricité, ascenseur…)
  • Pour un logement en copropriété, la répartition des charges entre les locataires
  • Une notice sur la production d’eau chaude sanitaire collectifs et les systèmes de chauffage

Quittance de loyer vierge : quelle est l’importance de ce document ?

La quittance de loyer est la preuve de paiement de loyer proprement dit. Il s’agit d’un reçu qui atteste que le propriétaire a bien reçu le montant du loyer mensuel, trimestriel ou selon l’accord convenu entre les deux parties. Il faut noter que ce papier n’est pas obligatoire si le locataire n’en fait pas la demande au bailleur. Le propriétaire doit délivrer une quittance à chaque paiement. Vous trouverez un modèle de quittance de loyer vierge à télécharger sur le web.

Les quittances de loyer constituent la base d’une bonne relation entre les deux parties. Elles possèdent trois principales utilités :

  • Elles permettent d’éviter les litiges entre le bailleur et locataire au moment de la restitution du dépôt de garantie.
  • Durant les procédures administratives, elles constituent un justificatif de domicile
  • Elles figurent parmi les documents exigés par les organismes d’aide au logement

Les documents à fournir en fin de bail

En cas de résiliation du contrat de location par le locataire, il peut exiger du bailleur un justificatif de paiement de loyers et une dernière quittance de loyer. Si c’est le bailleur qui met fin au contrat, il doit envoyer au locataire un congé notifié par écrit avec une justification claire. Une notice d’information sur les obligations du propriétaire et les voies de recours et d’indemnisation du locataire doit aussi être jointe à ces documents.

Enfin, dans les deux cas, le propriétaire doit restituer le dépôt de garantie si l’état des lieux de sortie atteste qu’il n’y a pas de réparations locatives à prévoir.

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